Esti părinte sau educator și ți-ai asumat responsabilitatea să organizezi și să planifici Serbarea de Crăciun la grădiniță. Treabă dificilă, nu? Nu chiar! Noi am alcătuit pentru tine un ghid cu recomandări pe care le-am învățat în cei 10 ani de experiență pe care i-am acumulat.
Iată câteva sfaturi și idei despre cum să organizezi o serbare de Crăciun fără bătăi de cap:
1. Stabilește data și ora în funcție de vârsta copiilor și de programul părinților.
Pare evident că e primul lucru de făcut, nu? Însă data și ora serbării de Crăciun durează destul de mult să fie aprobată de toți părinții și este extrem de importantă pentru contractarea furnizorilor necesari.
Când vine vorba de dată, serbările de Crăciun la grădiniță au loc în perioada 10-20 decembrie. De regulă, în grădinițele de stat, după serbare copiii intră în vacanță și se optează pentru o zi cât mai apropiată de încheierea anului, însă dacă programul continuă normal, e poate organiza mai devreme.
Avantajele organizării serbării devreme în luna decembrie sunt: perioadă mai puțin aglomerată pentru părinți, furnizori cu șanse mai mari de disponibilitate, trafic mai lejer.
2. Stabilește bugetul estimativ al serbării și contribuția maximă per copil.
Un aspect foarte important al serbării de Crăciun este stabilirea bugetului. Noi recomandăm ca înainte de alegerea furnizorilor și implicit a serviciilor contractate, să se stabilească de comun acord un interval de contribuție per familie, cu sumă minimă și maximă. Dacă vei avea această informație, discuțiile cu furnizorii și compararea ofertelor va fi mult mai ușoară.
De exemplu, vei putea știi mai rapid dacă bugetul clasei permite contractarea unui fotograf, un decor de baloane sau cadouri mai complexe.
Comunicarea va fi mai eficientă dacă părinții nu vor fi obligați să voteze pentru fiecare serviciu în parte și să compare oferte de la furnizori diferiți pentru acestea.
3. Solicită oferte de la furnizori de încredere.
Fă o listă cu serviciile obligatorii de contractat și apoi o listă cu servicii opționale pe care ți-ar plăcea să le aveți, dar nu știi dacă bugetul va permite. În acest fel vei știi exact ce să le soliciți furnizorilor. Am scris și noi un articol despre serviciile recomandate la o serbare de Crăciun la grădiniță. Îl găsești aici.
Apoi întreabă grădinița dacă au colaborat în trecut cu agenții, care sunt și dacă le recomandă. Dacă educatoarea nu poate să îți recomande pe nimeni, întreabă și alți părinți care au lucrat cu agenții de organizare de evenimente pentru petrecerile copiilor mai mari. Caută și oferte pe google, dar verifică recenziile. Verifică și profilurile de Social Media ale agenției și vezi cât de activi sunt.
3 oferte ar trebui să fie suficiente pentru a-ți face o idee generală. Reține, însă, că mai scump nu înseamnă neapărat mai bun, dar un preț suspect de mic poate cauza situații neprevăzute. De exemplu, auzim des povești despre cum actorii care îl interpretează pe Moș Crăciun și personajele de iarnă au întârzieri mari pentru că fac „overbooking”. Pentru că prețul este mic, reflexul este să „înghesui” evenimente în zilele aglomerate, iar din cauza traficului și a evenimentelor neprevăzute se produc decalaje fanstatice uneori.
4. Analizează ofertele alături de ceilalți părinți și fă rezervările din timp.
După ce faci calculul și vezi cum te poți încadra în bugetul pentru serbarea de Crăciun, este timpul să definitivezi lista de servicii dorite și să le centralizezi alături de numele furnizorului, datele de contact, ora la care trebuie să ajungă pentru fiecare serviciu în parte, prețul, avansul dat (dacă este cazul), modalitatea de plată și descrierea succintă a serviciului.
Noi recomandăm alegerea unui singur furnizor sau maximum 2, pentru a minimiza riscul de necoordonare a serviciilor sau a întârzierilor. În același timp, este mai eficient pentru furnizor să se concentreze pe un eveniment unde are mai multe activități de prestat.
5. Cumpără cadourile pentru copii din timp și depozitează-le în siguranță.
Dacă vei comanda online cadourile sau le vei cumpăra din magazine specializate (de ex. Jumbo), sugestia noastră este sa ajungă în posesia ta cu minimum 3 zile înainte de serbare. În acest fel, scade semnificativ riscul de a nu avea cadouri pentru copii în ziua serbării de Crăciun.
De asemenea, identifică un loc potrivit pentru depozitarea lor fără să le vadă copiii. Poate fi în garajul tău sau al unui alt părinte din grupă, de exemplu.
6. Reconfirmă totul cu furnizorii cu 2-3 zile înainte.
Asigură-te că niciun furnizor nu a „uitat” de serbarea pe care o organizezi sau că și-au notat corect detaliile. Fă o recapitulare cu fiecare dintre ei cu câteva zile înainte, iar ca să stai fără griji, scrie-le și cu o zi înainte. De obicei, agențiile sună oricum pentru reconfirmarea orei cu 1-2 zile înainte pentru a se asigura că au alcătuit calendarul corect. Cel puțin, noi în Echipa Veselă așa procedăm.
7. Fii pregătit pentru orice!
Chiar dacă vei lucra cu o agenție serioasă, cu recenzii foarte bune și ai încredere deplină în ei – accidente se pot întâmpla. Noi ne mândrim cu faptul că am ajuns la toate evenimentele programate, dar situațiile de forță majoră nu pot fi evitate. Așasar, noi îți recomandăm să ai un plan de rezervă pentru singurul serviciu absolut esențial la serbarea de la grădiniță – venirea lui Moș Crăciun.
Daca i se face rău actorului sau are un incident în trafic și întârzie prea mult, ar fi prudent să existe un costum clasic de Moș Crăciun pe care să îl îmbrace rapid un tătic. Nu este ideal, dar un costum chiar și din hârtie și o barbă artificială poate salva situația într-o asemenea criză.
8. După serbare, fă o recapitulare a costurilor și redistribuie surplusul.
De multe ori apar discuții în contradictoriu cu privire la sumele cheltuite cu necesarul pentru serbare. Preîntâmpină-le, alcătuind un folder pe drive, de exemplu, cu toate bonurile și facturile primite. Este util și un fișier excel cu toti banii strânși, cu toate cheltuielile și cu suma rămasă necheltuită, dacă este cazul.
Să organizezi serbarea de Crăciun la grădiniță necesită atenție la detalii, dar vei constata că merită efortul când vezi copiii entuziasmați și fericiți. Mult succes în planificare și nu uita că te poți baza pe noi cu toate serviciile necesare!
